社内の報連相や、企画書・資料の作成・プレゼンなどで
「話を整理してほしい」
「内容がよくわからない」
「結局、なにが言いたいの？」
こんなことを言われた経験はありませんか。
「話すことが苦手」
「自分の考えを上手く伝えたい」
「相手にわかりやすく話したい」 と思っている方へ、
この記事を読めば話すコツが掴めて、話すことが上手くなり、
相手に自分の考えが伝わることで、仕事が上手く進むようになります。
「話し方のコツ」＝わかりやすく正確に伝えること
話をする＝コミュニケーションをとることは、
お互いの考えを知って、信頼関係をつくったり、情報共有や意思疎通をして、
仕事の生産性を向上させたりなど、仕事への成果に大きく関わってきます。
仕事のパフォーマンスが高いチームは、
メンバー内のコミュニケーションがとれていたり、
よく売れる営業マンはお客様と上手くコミュニケーションをとり信頼構築ができており、
商品が簡単に売れたりするなど、コミュニケーションはとても重要なものとなります。
企業が求める人材像としても、内面的なものや専門性よりも、
このコミュニケーションが求められています。
このコミュニケーションをとるのに必要となるのは、
「わかりやすく正確に伝えること」です。
ビジネスでは情報を共有したり、意見を交わすことが必要となります。
情報・意見を相手に理解してもらうためには、
話す内容や話し方を考えて 相手にとって、わかりやすく届けなければいけません。
相手に話が上手く伝わるようにするコツ
何かを相手に伝えたい、共有したい、
言いたいことを言葉で届けても、相手に100％伝わることは難しいです。
例えばこんな会話で、
先輩社員「あの資料を今日中に作成してほしい」
（月初だし、業務月報資料を今日までに欲しいな）
後輩社員「はい分かりました。」
（以前お願いされたマーケティング資料だな、早く作らなきゃ）
こんな風に相手に伝えたつもりが、
しっかり伝わってなかった経験はありませんか。
このように言葉に対する認識や捉え方のすれ違いで、
仕事へ大きな問題に発展する可能性があります。
このような事にならないために、
「話す内容」と「話し方」に分けて、それぞれのポイントをご紹介します。
「話す内容」で押さえるポイント3選
ポイントとしては以下３つが挙げられます。
① 主語を明確にする
② 要点まとめて簡潔に
③ 相手にわかりやすい言葉選び
（相手の立場や状況、専門用語、業界用語）
① 主語を明確にする
自分の知識や情報を相手が知っているという前提で、
話をしたことはありませんか？
部下：「営業の責任者に確認したところ、クレームを伝えられたみたいです」
上司：「？？（誰が責任者に確認した？クレームを伝えたのは誰？）」
例えばこのような報告を受けたときに、
主語がないので相手は混乱や疑問を引き起こします。
相手が混乱や疑問を持った状態では、話が頭に入りにくく、内容が伝わりません。
「私が営業の責任者に確認したところ、
取引先からクレームを伝えられたみたいです」
このように『主語』が明確になると、
内容がわかりやすくなり、相手も理解しやすくなります。
② 要点まとめて簡潔に
要点がまとまっていないと、話が長くなってしまい、
伝えたいポイントが伝わりません。
聞き手に「この人の言いたいことは何？」とストレスを持たせながら、
話を聞かせてしまうので、話の内容も頭に入りにくくなり、
言いたいことを理解してもらえません。
まとまっていない話
「Ａ社とＢ社の案を比較すると、Ａ社は歴史ある会社で、実績もあります。従業員も多く 経営・財務状況も問題なさそうで信頼できる会社です、しかも低コストで納期も早いです。」
まとまった話
「Ａ社の案が良いです。低コストで納期が早いので、Ａ社の案で進めます。」
話を盛り込み過ぎて、情報が多く、言いたいことが伝わりません。
コンパクトにまとめて、一番言いたいことを先に話すことで、
伝わりやすくなります。
③ 相手にわかりやすい言葉選び
伝えたい相手に合わせて、
わかりやすい言葉を選びましょう.
業界内で伝わるような専門用語・業界用語は
取引先や一般の方には伝わりません。
なので、相手の視点に立って、
わかりやすいように言い換えるなど、言葉を選びましょう。
「話し方」のポイント４選
ポイントとしては以下４つが挙げれらます。
① 話すスピード、声のトーン
② 重要な言葉は繰り返す
③ 目線や表情も意識する
④ PREP法で話してみる
① 話すスピード、声のトーン
話したいことがあると、早口になってしまう経験はありませんか？
話すスピードが速いと、聞き手がついてこれずに、
話がわかりにくくなります。
大事なポイントはゆっくり話して、話すスピードに緩急をつけましょう。
また、話の構成で声の抑揚を使いわけて、
伝えたいポイントで声のトーンを上げたりすると,
相手に話の内容が印象付けられて、話の内容を覚えてもらえるようになります。
② 重要な言葉は繰り返す
一番伝えたいことは、繰り返し話すようにしましょう。
繰り返して同じ言葉を聞くので、印象に残り相手の頭の中に刻み込まれます。
そして、伝えたいポイントが相手に届きやすくなります。
③ 目線や表情も意識する
大切なことを伝える場合は、相手の目をみるようにしましょう。
目を見ずに、話されたら信用できなかったり、不安に思いませんか？
無表情で話をされても、同じように印象があまりよくありません。
相手の目を見て話し、表情も調整することで
相手からの信頼も得られ、安心感も与えることができます。
④ PREP法で話してみる
PERP法とは
Point ：要点（結論・主張）
Reason ：理由（結論にいたった理由・そう主張する理由）
Example：具体例（理由に説得力を持たせるための事例・データ・状況）
Point ：要点（結論・主張）
の頭文字を取った、わかりやすい説明の構成となります。
この構成で話すと、結論を先に述べて趣旨がわかるので、
聞き手はあとに続く理由や具体例も聞きやすく、理解もしやすくなります。
まとめ
ビジネスをする上で、コミュニケーションを取ることは重要で必要なことです。
社内や取引先、一般客など様々な立場の人と情報共有や意思疎通をして、
進めなければいけません。
なので、
伝えたい内容やポイントが相手に伝わらなかったり、
違うニュアンスで伝わると、
ミスやクレームに繋がるなど仕事の結果に大きく影響します。
相手に自分の考えが伝わるように、話す内容や話し方を考えてから言葉を届けましょう。
