こんにちはアキです！
ChatGPTが昔のＡＩと違って「使いやすくて、精度が高い」って聞いたけど、
「本当に仕事で活用できるかな」
「どんな業務を効率化できるかな」
「使用するときの注意点はあるの？」
このような興味や疑問を持ったあなたへ。
ChatGPTで効率化できる「会社員がよく経験しそうな業務」を6つ選んで解説してみました。
そして、ChatGPTについて以下の内容を解説しています。
・ビジネスへの活用について
・効率化できる業務
・活用する際の注意点
「少しでも日々の業務を効率化したい！」と思っている方に、この記事を読めば、自身の業務を効率化ができて、生産性がアップします。
結果、心のゆとりができて、仕事へのストレスが減ることにも繋がります。
ChatGPTはビジネスに活用できるのか
ChatGPTはビジネスのさまざまな場面で活用できます。
事務作業や企画の案を出すなど、多くの業務をサポートしてくれます。
実際にChatGPTを導入する企業も増えており、業界問わず増加しています。
うまく使いこなせば、業務の効率化が可能となり、メインの業務に集中することができます。
ChatGPTで効率化できる業務6選
ChatGPTで効率化できる業務、「会社員がよく経験しそうな業務」を6つ選んでみました。
① メールの作成
② 業務マニュアルの作成
③ 文章の要約
④ 商品・サービスの企画
⑤ 商品・サービス説明の自動生成
⑥ 契約書の作成
① メールの作成
ほとんどの会社員が経験のある「メールの作成」は文章を考える際に、ChatGPTの利用がオススメです。
毎日、社内や社外でメールのやり取りをしていると思います。
その毎日の作業を効率化できれば、大幅な時短短縮となり、メインの業務に時間を集中できるのではないでしょうか。
このように、プロンプトの内容を工夫することがポイントです。
相手に何を伝えたいのか、どのような内容を伝えるべきかを明確に指示すれば、 より適切な文章が生成されます。
② 業務マニュアルの作成
業務マニュアル作成もChatGPTを利用できます
新入社員や異動してきた社員、業務を初めて行う人に対して、マニュアルを作成しますが 「適切な構成」や「わかりやすい表現」など、一から作成するのは大変です。
このように業務マニュアルを作成することができます。
注意点としては生成されたマニュアルが、実際の職場環境や従業員のレベルに適しているかの検証が必要です。
③ 文章の要約
文章の要約でもChatGPTを利用できます。
例えば「議事録の要約」「レポートや報告書の作成」などで有効活用ができます。
ChatGPTを活用した議事録作成と要約の大まかな流れは以下の通りです。
1.会議の内容を録画／録音・メモ
2.録画／録音データをテキストデータに変換
3.テキストデータをChatGPTで議事録にする
4.作成された議事録を要約する指示を出す
会議の全ての内容を詳細に記録するのではなく、要点をまとめることで、短時間で重要な情報を把握することができます。
忙しいビジネス環境では、効率的に情報を共有することが重要です。
④ 商品・サービスの企画案
商品・サービスの企画のアイデア出しにもChatGPTを活用できます。
プロンプトの例としては、
「〇〇（サービス）の販売企画を考えて。〇〇（サービス）とは、△△（サービスジャンル）で、××といったメリットや効果があります。」
というようなプロンプトを与えれば、企画アイデアをいくつも考えてくれます。
実際に整体院の販売企画のプロンプトを入力しました。
商品・サービスの企画案は、知識や経験がないとなかなか浮かびません。
ChatGPTを活用すれば、アイデア出しの時間を短縮できて、企画の内容を考えるのに集中できます。
⑤ 商品・サービスの説明文を作成
商品・サービスの説明文を作成にもChatGPTを活用できます。
ChatGPTに商品に関する概要を入力し「商品説明文を作成してください」と指示すれば、すぐに説明文を作成します。
ECで商品を販売する企業が増えましたが、各商品ごとに説明文を作成するのは手間がかかります。
ChatGPTを使えば、時間の節約ができて、業務の効率化になります。
⑥ 契約書の作成
契約書の作成にもChatGPTを活用できます。
プロンプトに条件や項目を入力すれば、契約書の案を作成してくれます。
注意点としては契約書は法的に重要な文書なので、専門家による最終的なチェックが不可欠です。
ChatGPTで作成して、それで終わりにしないように注意しましょう。
ChatGPTを活用する際の注意点
ChatGPTはビジネスのさまざまな場面で活躍できますが、注意点があります。
① 情報の正確さ
② データ漏洩
それぞれ解説します。
① 情報の正確さ
ChatGPTは誤った情報を生成する場合があります。
理由としては、誤情報や古い情報が含まれている可能性があります。
そのため、回答が必ずしも最新で正確な情報にとは限りません。
② データ漏洩
ChatGPT は学習データに基づいてテキストを生成します。
もし、ユーザーが ChatGPT に機密データや個人データを入力した場合、 学習のために使われる可能性があります。
そのため、機密データや個人データを入力を入力しないようにしましょう。
まとめ
ChatGPTにより効率化できる業務で、会社員の方にぜひ活用してほしい、即実践可能なモノを選んで解説してみました。
この記事を読んだことがきっかけとなり、仕事の生産性が上がって、多忙な会社員のストレスが減り、少しでも心のゆとりができれば嬉しいです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
